Por qué los reclutadores de California Necesitan Saber Sobre la Auditoría EDD

Cuando usted es un reclutador que ofrece servicios de contratación de personal, usted es el empleador registrado. Usted está a cargo de los detalles financieros, legales y administrativos de los trabajadores contratados. Parte de su responsabilidad es clasificar correctamente a los trabajadores, y retener y remitir los impuestos de empleo para los empleados contratados.

Si no cumple adecuadamente con sus responsabilidades, puede ser auditado por el gobierno federal. Dependiendo de los resultados de la auditoría, es posible que deba salarios e impuestos atrasados, multas e intereses.

Los reclutadores en California enfrentan otra amenaza de auditoría: el Departamento de Desarrollo de Empleo (EDD). El EDD puede realizar auditorías de impuestos de nómina en cualquier negocio que opere en California.

¿Qué es una auditoría EDD?

El EDD lleva a cabo auditorías para garantizar que las empresas paguen impuestos sobre la nómina y que los empleados reciban la cobertura de beneficios que les corresponde. Básicamente, la auditoría verifica si clasificó a los trabajadores correctamente y averigua si pagó impuestos sobre el empleo.

La auditoría abarca los 12 trimestres civiles más recientes, es decir, un total de tres años. Sin embargo, si no presentó ninguna declaración, la auditoría podría cubrir un período de tiempo más largo.

¿Qué desencadena una auditoría EDD?

Muchas cosas pueden causar una auditoría EDD. Por lo general, el EDD llevará a cabo una auditoría si sospecha que su empresa podría estar etiquetando incorrectamente a los trabajadores o pagando impuestos.

Muchas veces, se activa una auditoría EDD cuando un trabajador que figura como contratista independiente va a reclamar beneficios de desempleo. Los contratistas independientes no pueden recibir beneficios de desempleo, por lo que su reclamo hace que el EDD sospeche de su negocio. El EDD sospechará que su negocio clasifica erróneamente a sus trabajadores contratados.

El proceso de auditoría EDD

Si está sujeto a una auditoría EDD, recibirá un aviso de auditoría. Un auditor realizará una entrevista de entrada. Durante la entrevista, el auditor:

  • Explicar el propósito de la auditoría
  • Explicar el proceso de auditoría
  • Recopilar información básica sobre su negocio y registros contables
  • Responder a sus preguntas

Durante la auditoría, el auditor examinará sus registros. Los registros que debe proporcionar dependen de la extensión de su auditoría. Los documentos que puede necesitar proporcionar incluyen:

  • Registros de cheques, talones de cheques, cheques cancelados y estados de cuenta bancarios
  • Libro mayor y diario general
  • Estados financieros anuales
  • Registros de pagos en efectivo
  • Verificación de propiedad
  • Declaraciones de impuestos federales y estatales
  • Formulario 1099 y declaraciones de información federal
  • Registros de nómina
  • Informes de impuestos federales y estatales sobre el empleo

El auditor verificará la propiedad de su negocio y el tipo de entidad. Se asegurarán de que usted clasifique adecuadamente a todos sus trabajadores contratados como un contratista independiente o un empleado. Analizarán los pagos realizados, los servicios prestados y su relación con el trabajador.

Puede ser seleccionado para una auditoría completa en la que el auditor vea aún más información. Si esto sucede, el auditor verificará que usted haya informado correctamente los salarios brutos y los salarios imponibles. También verificarán si usted retuvo y reportó correctamente el impuesto sobre la renta.

Después de la auditoría, habrá una entrevista de salida. El auditor le informará de los resultados de la auditoría. La auditoría terminará de una de cuatro maneras:

  • No se encontraron diferencias
  • Usted hizo un sobrepago y recibirá un crédito o reembolso
  • Usted hizo un pago insuficiente y la diferencia se evaluará
  • Usted hizo tanto un sobrepago como un pago insuficiente

El EDD comparte su información de auditoría con el IRS, para que el IRS también pueda usar los hallazgos

Nadie quiere pasar por una auditoría EDD o experimentar penalizaciones de auditoría EDD. Hay cosas que puedes hacer para protegerte de una.

Asegúrese de que sus trabajadores contratados estén clasificados correctamente. Si no está seguro de si un trabajador es un empleado con contrato o un contratista independiente, el IRS puede ayudarlo. Puede llenar el Formulario SS-8 para pedirle al IRS que determine el estado del trabajador por usted. El Formulario de determinación SS-8 le indica exactamente cómo debe clasificar al trabajador.

Una vez que sepa cómo se clasifican sus trabajadores contratados, debe pagarles correctamente. Debe pagar los salarios adecuadamente y remitir y presentar los impuestos. Si los trabajadores son empleados, debe seguir las reglas de la FLSA sobre el salario mínimo y las horas extras. Debe retener y remitir los impuestos sobre la renta, el impuesto del Seguro Social y el impuesto de Medicare. También debe presentar los formularios de impuestos de empleo a tiempo. También hay otras leyes de empleo e impuestos solo para empleadores que debe seguir.

Incluso si sigue las reglas, es posible que aún esté sujeto a una auditoría EDD. Pero, con suerte, el EDD no encontrará nada malo.

Puede utilizar los servicios del empleador de registros para ayudarlo a cumplir con las normas. Las soluciones de Back-Office de Contratación de FoxHire se convertirán en el empleador de registro, quitándole las responsabilidades legales, financieras y administrativas. FoxHire se asegurará de que los trabajadores contratados se clasifiquen correctamente y se hagan cargo de la nómina y los impuestos.

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