Pourquoi les recruteurs californiens Ont besoin de connaître l’audit EDD

Lorsque vous êtes un recruteur qui offre des services de dotation à contrat, vous êtes l’employeur officiel. Vous êtes en charge des détails financiers, juridiques et administratifs pour les contractuels. Une partie de votre responsabilité consiste à classer correctement les travailleurs et à retenir et verser les impôts sur le travail pour les employés contractuels.

Si vous ne suivez pas correctement vos responsabilités, vous pourriez être audité par le gouvernement fédéral. Selon les résultats de l’audit, vous pourriez devoir des arriérés de salaires et d’impôts, des pénalités et des intérêts.

Les recruteurs en Californie font face à une autre menace d’audit: le Département de développement de l’emploi (EDD). L’EDD peut effectuer des audits d’impôts sur les salaires sur toutes les entreprises opérant en Californie.

Qu’est-ce qu’un audit EDD ?

La DDE effectue des vérifications pour s’assurer que les entreprises paient des charges sociales et que les employés reçoivent la couverture des prestations auxquelles ils ont droit. Fondamentalement, l’audit vérifie si vous avez correctement classé les travailleurs et découvre si vous avez payé des impôts sur le travail.

L’audit porte sur les 12 trimestres civils les plus récents, soit un total de trois ans. Toutefois, si vous n’avez produit aucune déclaration, l’audit pourrait couvrir une période plus longue.

Qu’est-ce qui déclenche un audit EDD ?

Beaucoup de choses peuvent provoquer un audit EDD. En règle générale, l’EDD effectuera un audit s’il soupçonne que votre entreprise pourrait étiqueter incorrectement des travailleurs ou payer des impôts.

Plusieurs fois, un audit EDD est déclenché lorsqu’un travailleur inscrit comme entrepreneur indépendant demande des prestations de chômage. Les entrepreneurs indépendants ne peuvent pas recevoir d’allocations de chômage, de sorte que leur demande amène l’EDD à se méfier de votre entreprise. L’EDD soupçonnera votre entreprise d’avoir mal classé vos travailleurs contractuels.

Le processus d’audit EDD

Si vous faites l’objet d’un audit EDD, vous recevrez un avis d’audit. Un auditeur effectuera un entretien d’entrée. Au cours de l’entretien, l’auditeur devra ::

  • Expliquez l’objet de l’audit
  • Expliquez le processus d’audit
  • Rassemblez des informations de base sur votre entreprise et vos documents comptables
  • Répondez à vos questions

Pendant l’audit, l’auditeur examinera vos documents. Les dossiers que vous devez fournir dépendent de l’étendue de votre audit. Les documents que vous devrez peut-être fournir comprennent:

  • Registres de chèques, talons de chèques, chèques annulés et relevés bancaires
  • Grand livre et journal général
  • États financiers annuels
  • Enregistrements de paiement en espèces
  • Vérification de la propriété
  • Déclarations de revenus fédérales et d’État
  • Formulaire 1099 et déclarations de renseignements fédérales
  • Dossiers de paie
  • Déclarations d’impôt sur l’emploi fédérales et d’État

L’auditeur vérifiera la propriété et le type d’entité de votre entreprise. Ils s’assureront que vous classiez correctement tous vos travailleurs contractuels en tant qu’entrepreneur indépendant ou employé. Ils examineront les paiements effectués, les services rendus et votre relation avec le travailleur.

Vous pouvez être sélectionné pour un audit complet où l’auditeur examine encore plus d’informations. Si cela se produit, l’auditeur vérifiera que vous avez correctement déclaré les salaires bruts et les salaires imposables. Ils vérifieront également si vous avez correctement retenu et déclaré l’impôt sur le revenu.

Après l’audit, il y aura un entretien de sortie. L’auditeur vous indiquera les résultats de l’audit. L’audit se terminera de l’une des quatre manières suivantes:

  • Aucune différence n’a été trouvée
  • Vous avez effectué un trop-payé et vous recevrez un crédit ou un remboursement
  • Vous avez effectué un sous-paiement et la différence sera évaluée
  • Vous avez effectué à la fois un trop-payé et un sous-paiement

L’EDD partage ses informations d’audit avec l’IRS, de sorte que l’IRS peut également utiliser les conclusions

Façons de prévenir un audit EDD

Personne ne veut subir un audit EDD ou subir des pénalités d’audit EDD. Il y a des choses que vous pouvez faire pour vous en protéger.

Assurez-vous que vos travailleurs contractuels sont correctement classés. Si vous ne savez pas si un travailleur est un employé contractuel ou un entrepreneur indépendant, l’IRS peut vous aider. Vous pouvez remplir le formulaire SS-8 pour demander à l’IRS de déterminer le statut du travailleur pour vous. Le formulaire SS-8 détermination vous indique exactement comment vous devez classer le travailleur.

Une fois que vous savez comment vos contractuels sont classés, vous devez les payer correctement. Vous devez payer correctement les salaires et verser et déposer des impôts. Si les travailleurs sont des employés, vous devez suivre les règles de la LSF sur le salaire minimum et les heures supplémentaires. Vous devez retenir et verser l’impôt sur le revenu, l’impôt sur la sécurité sociale et l’impôt sur l’assurance-maladie. Vous devez également déposer les formulaires d’impôt sur l’emploi à temps. Il existe également d’autres lois sur le travail et des taxes réservées aux employeurs que vous devez respecter.

Même si vous suivez les règles, vous pourriez toujours faire l’objet d’un audit EDD. Mais, espérons-le, l’EDD ne trouvera rien de mal.

Vous pouvez utiliser les services de l’employeur pour vous aider à rester conforme. Les solutions de back-Office de recrutement de FoxHire deviendront l’employeur de référence, vous déchargeant des responsabilités juridiques, financières et administratives. FoxHire s’assurera que les travailleurs contractuels sont correctement classés et s’occupera de la paie et des taxes.

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