Perché i reclutatori della California devono conoscere l’audit EDD

Quando sei un reclutatore che offre servizi di personale a contratto, sei il datore di lavoro di registrazione. Sei responsabile dei dettagli finanziari, legali e amministrativi per i lavoratori a contratto. Parte della vostra responsabilità è correttamente classificare i lavoratori, e trattenendo e rimettendo le tasse di lavoro per i dipendenti a contratto.

Se non si seguono correttamente le proprie responsabilità, si può essere controllati dal governo federale. A seconda dei risultati dell’audit, si potrebbe dovere indietro salari e tasse, sanzioni e interessi.

I reclutatori in California affrontano un’altra minaccia di audit: il Employment Development Department (EDD). L’EDD può condurre verifiche fiscali sui salari su tutte le aziende che operano in California.

Che cos’è un audit EDD?

L’EDD conduce audit per garantire che le aziende paghino le imposte sui salari e che i dipendenti ricevano la copertura dei benefici. Fondamentalmente, l’audit controlla se hai classificato correttamente i lavoratori e scopre se hai pagato le tasse sul lavoro.

L’audit copre i 12 trimestri di calendario completati più di recente, per un totale di tre anni. Tuttavia, se non hai presentato alcun reso, l’audit potrebbe coprire un periodo di tempo più lungo.

Cosa innesca un audit EDD?

Molte cose possono causare un controllo EDD. In generale, l’EDD condurrà un audit se sospettano che la tua azienda possa etichettare erroneamente i lavoratori o pagare le tasse.

Molte volte, un audit EDD viene attivato quando un lavoratore che è elencato come un appaltatore indipendente va a chiedere sussidi di disoccupazione. Gli appaltatori indipendenti non possono ricevere sussidi di disoccupazione, quindi la loro richiesta fa sì che l’EDD sia sospettoso della tua attività. L’EDD sospetterà la tua attività di classificare erroneamente i tuoi lavoratori a contratto.

Il processo di controllo EDD

Se si è sottoposti a un controllo EDD, si riceverà un avviso di controllo. Un revisore eseguirà un colloquio di ingresso. Durante l’intervista, il revisore dei conti:

  • Spiega lo scopo dell’audit
  • Spiega il processo di audit
  • Raccogli informazioni di base sulla tua attività e sui tuoi registri contabili
  • Rispondi alle tue domande

Durante l’audit, il revisore esaminerà i tuoi registri. I record che devi fornire dipendono da quanto è esteso il tuo audit. I documenti che potrebbe essere necessario fornire includono:

  • Controllare i registri, controllo stub, i controlli annullati, estratti conto bancari e
  • contabilità Generale e registrazioni generali
  • bilancio
  • pagamento in Contanti record
  • verifica della Proprietà
  • statali e Federali imposte sul reddito restituisce
  • Modulo 1099 e federale restituisce le informazioni
  • libro paga record
  • Federali e statali per l’occupazione rapporti fiscali

Il revisore dovrà verificare il vostro business di proprietà e tipo di entità. Faranno in modo che correttamente classificato tutti i vostri lavoratori a contratto sia come un imprenditore indipendente o un dipendente. Esamineranno i pagamenti effettuati, i servizi eseguiti e il tuo rapporto con il lavoratore.

Potresti essere selezionato per un audit completo in cui il revisore esamina ancora più informazioni. Se ciò accade, il revisore verificherà che hai correttamente riportato salari lordi e salari imponibili. Controlleranno anche per vedere se hai correttamente trattenuto e riportato l’imposta sul reddito.

Dopo l’audit, ci sarà un colloquio di uscita. Il revisore ti dirà i risultati dell’audit. Il controllo finale in uno dei quattro modi:

  • Non sono state riscontrate differenze
  • Hai fatto un pagamento in eccesso, e ricevere una carta di credito o rimborso
  • Hai fatto un mancato pagamento e la differenza sarà valutata
  • Hai fatto sia un eccesso e dovuta

EDD condivide le sue informazioni di controllo con l’IRS, così l’IRS può utilizzare i risultati e

Modi per prevenire una EDD audit

Nessuno vuole passare attraverso una EDD audit o esperienza EDD audit sanzioni. Ci sono cose che puoi fare per aiutare a proteggersi da uno.

Assicurati che i tuoi lavoratori a contratto siano classificati correttamente. Se non siete sicuri se un lavoratore è un dipendente base contratto o un imprenditore indipendente, l’IRS può aiutare. È possibile compilare il modulo SS-8 per chiedere l’IRS per determinare lo stato del lavoratore per voi. Il modulo SS-8 determinazione ti dice esattamente come si dovrebbe classificare il lavoratore.

Una volta che sai come sono classificati i tuoi lavoratori a contratto, devi pagarli correttamente. È necessario pagare correttamente gli stipendi e rimettere e presentare le tasse. Se i lavoratori sono dipendenti, è necessario seguire le regole FLSA sul salario minimo e gli straordinari. È necessario trattenere e rimettere le imposte sul reddito, tassa di sicurezza sociale, e la tassa Medicare. È necessario presentare moduli fiscali occupazione in tempo, anche. Ci sono anche altre leggi sul lavoro e datore di lavoro-solo le tasse è necessario seguire.

Anche se segui le regole, potresti comunque essere soggetto a un controllo EDD. Ma, si spera, l’EDD non troverà nulla di sbagliato.

È possibile utilizzare employer of record services per aiutarti a rimanere conforme. Le soluzioni di back-office di reclutamento di FoxHire diventeranno il datore di lavoro di registrazione, prendendo le responsabilità legali, finanziarie e amministrative da parte tua. FoxHire farà in modo che i lavoratori a contratto siano classificati correttamente e si prendano cura del libro paga e delle tasse.

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