Warum kalifornische Personalvermittler über das EDD-Audit Bescheid wissen müssen

Wenn Sie ein Personalvermittler sind, der Vertragsbedienstete anbietet, sind Sie der Arbeitgeber. Sie sind für die finanziellen, rechtlichen und administrativen Details der Vertragsarbeiter verantwortlich. Ein Teil Ihrer Verantwortung besteht darin, die Arbeitnehmer korrekt zu klassifizieren und die Arbeitssteuern für Vertragsangestellte einzubehalten und zu überweisen.

Wenn Sie Ihrer Verantwortung nicht ordnungsgemäß nachkommen, können Sie von der Bundesregierung geprüft werden. Abhängig von den Ergebnissen der Prüfung schulden Sie möglicherweise Löhne und Steuern, Strafen und Zinsen zurück.

Personalvermittler in Kalifornien sehen sich einer weiteren Audit-Bedrohung ausgesetzt: dem Employment Development Department (EDD). Die EDD kann Lohnsteuerprüfungen für alle in Kalifornien tätigen Unternehmen durchführen.

Was ist ein EDD-Audit?

Die EDD führt Prüfungen durch, um sicherzustellen, dass Unternehmen Lohnsteuern zahlen und Mitarbeiter ihren Leistungsanspruch erhalten. Grundsätzlich prüft die Prüfung, ob Sie Arbeitnehmer korrekt klassifiziert haben, und stellt fest, ob Sie Arbeitssteuern gezahlt haben.

Die Prüfung umfasst die 12 zuletzt abgeschlossenen Kalenderquartale, also insgesamt drei Jahre. Wenn Sie jedoch keine Retouren eingereicht haben, kann die Prüfung einen längeren Zeitraum umfassen.

Was löst ein EDD-Audit aus?

Viele Dinge können ein EDD-Audit verursachen. Im Allgemeinen führt die EDD eine Prüfung durch, wenn sie den Verdacht haben, dass Ihr Unternehmen fälschlicherweise Arbeitnehmer kennzeichnet oder Steuern zahlt.

Oft wird ein EDD-Audit ausgelöst, wenn ein Arbeitnehmer, der als unabhängiger Auftragnehmer aufgeführt ist, Arbeitslosengeld beantragt. Unabhängige Auftragnehmer können kein Arbeitslosengeld erhalten, daher führt ihr Anspruch dazu, dass die EDD Ihrem Unternehmen gegenüber misstrauisch ist. Die EDD verdächtigt Ihr Unternehmen, Ihre Vertragsarbeiter falsch klassifiziert zu haben.

Der EDD-Audit-Prozess

Wenn Sie einem EDD-Audit unterzogen werden, erhalten Sie einen Audit-Hinweis. Ein Auditor führt ein Aufnahmegespräch durch. Während des Interviews wird der Auditor:

  • Erläutern Sie den Zweck der Prüfung
  • Erläutern Sie den Prüfungsprozess
  • Sammeln Sie grundlegende Informationen zu Ihren Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen
  • Beantworten Sie Ihre Fragen

Während der Prüfung prüft der Prüfer Ihre Unterlagen. Die Aufzeichnungen, die Sie bereitstellen müssen, hängen davon ab, wie umfangreich Ihre Prüfung ist. Zu den Dokumenten, die Sie möglicherweise bereitstellen müssen, gehören:

  • Überprüfen Sie Register, überprüfen Sie Stubs, stornierte Schecks und Kontoauszüge
  • Hauptbuch und allgemeines Journal
  • Jahresabschluss
  • Barzahlungsaufzeichnungen
  • Eigentumsüberprüfung
  • Einkommensteuererklärungen von Bund und Ländern
  • Formular 1099 und Federal Information returns
  • Payroll records
  • Bundes- und Landesarbeitssteuerberichte

Der Wirtschaftsprüfer überprüft das Eigentum und die Art der Einheit Ihres Unternehmens. Sie stellen sicher, dass Sie alle Ihre Vertragsarbeiter ordnungsgemäß als unabhängigen Auftragnehmer oder Mitarbeiter klassifizieren. Sie sehen sich die geleisteten Zahlungen, die erbrachten Dienstleistungen und Ihre Beziehung zum Arbeitnehmer an.

Sie werden möglicherweise für ein vollständiges Audit ausgewählt, bei dem der Auditor noch mehr Informationen betrachtet. In diesem Fall überprüft der Wirtschaftsprüfer, ob Sie die Bruttolöhne und die zu versteuernden Löhne korrekt angegeben haben. Sie werden auch überprüfen, ob Sie die Einkommensteuer ordnungsgemäß einbehalten und gemeldet haben.

Nach dem Audit findet ein Exit-Interview statt. Der Auditor wird Ihnen die Ergebnisse des Audits mitteilen. Das Audit endet auf eine von vier Arten:

  • Es wurden keine Unterschiede gefunden
  • Sie haben eine Überzahlung geleistet und erhalten eine Gutschrift oder Rückerstattung
  • Sie haben eine Unterzahlung geleistet und die Differenz wird bewertet
  • Sie haben sowohl eine Überzahlung als auch eine Unterzahlung geleistet

Die EDD teilt ihre Prüfungsinformationen mit dem IRS, sodass der IRS die Ergebnisse ebenfalls verwenden kann

verhindern eines EDD-Audits

Niemand möchte ein EDD-Audit durchlaufen oder EDD-Audit-Strafen erfahren. Es gibt Dinge, die Sie tun können, um sich vor einem zu schützen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Vertragsarbeiter korrekt klassifiziert sind. Wenn Sie nicht sicher sind, ob ein Arbeitnehmer ein Vertragsbasis-Mitarbeiter oder ein unabhängiger Auftragnehmer ist, kann der IRS helfen. Sie können das Formular SS-8 ausfüllen, um den IRS zu bitten, den Status des Arbeitnehmers für Sie zu bestimmen. Das Formular SS-8 Bestimmung sagt Ihnen genau, wie Sie den Arbeiter klassifizieren sollten.

Sobald Sie wissen, wie Ihre Vertragsarbeiter klassifiziert sind, müssen Sie sie korrekt bezahlen. Sie müssen ordnungsgemäß Löhne zahlen und Steuern überweisen und einreichen. Wenn die Arbeiter Angestellte sind, müssen Sie die FLSA-Regeln für Mindestlohn und Überstunden befolgen. Sie müssen Einkommensteuern, Sozialversicherungssteuern und Medicare-Steuern einbehalten und überweisen. Sie müssen auch Arbeitssteuerformulare rechtzeitig einreichen. Es gibt auch andere Arbeitsgesetze und Nur-Arbeitgeber-Steuern, die Sie befolgen müssen.

Selbst wenn Sie die Regeln befolgen, werden Sie möglicherweise immer noch einem EDD-Audit unterzogen. Aber hoffentlich findet die EDD nichts Falsches.

Sie können die Dienste des Arbeitgebers der Aufzeichnung verwenden, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Die Recruitment-Backoffice-Lösungen von FoxHire werden zum Arbeitgeber der Aufzeichnungen und nehmen Ihnen die rechtliche, finanzielle und administrative Verantwortung ab. FoxHire stellt sicher, dass Vertragsarbeiter korrekt klassifiziert werden und kümmert sich um Gehaltsabrechnung und Steuern.

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